Электронная накладная проверит готовность всей цепочки перевозки

Нештрафуемый период не равен отсрочке

Часть компаний решила перенести внедрение на несколько месяцев. До 1 марта 2027 года сотрудники МВД и Ространснадзора будут ограничиваться устными замечаниями, если при автоперевозке предъявляется бумажный документ вместо электронного. Но по закону № 140-ФЗ не устанавливается дополнительного переходного периода. С 1 сентября электронная форма обязательна. Послабление касается реакции инспекторов, но не самой обязанности оформлять ЭТрН. Бумажная накладная не становится заменой электронной только потому, что инспектор не выписал штраф.

Эксперты считают, что основной риск не оформлять ЭТрН сейчас в том, что с точки зрения НК РФ расходы для налогообложения признаются, только если они подтверждены документами, оформленными по закону. После 1 сентября 2026 года бумажная накладная перестаёт соответствовать установленной форме. Значит, у ФНС появляется формальное основание не признавать транспортные расходы при проверке.

• перевозки некоторых специальных и военных грузов;
• операции с иностранными контрагентами;
• перевозки для личных нужд и работа на территориях с особым режимом.

Исключения с участием иностранных лиц нужно применять с учетом конкретной схемы перевозки. Бумажное оформление допустимо, в частности, если грузоотправителем или грузополучателем выступает иностранное юр- или физлицо, а также в отдельных перевозках с участием иностранного перевозчика. Иностранная компания может работать с ЭПД добровольно.

В чем заключается основной риск

Опрошенные разошлись в оценке, кто должен оплачивать переход на ЭТрН. 32% респондентов считают, что расходы должны взять на себя заказчики либо сами перевозчики. Еще 26% предлагают распределить затраты между всеми участниками цепочки поставок. Речь идет не только о тарифе оператора. Компаниям приходится выделять время на интеграцию с учетной системой, оформление электронных подписей и МЧД, обучение водителей.

Даже при полной готовности перевозчика «пограничные» операции остаются неохваченными. Например, когда:

• один заказчик передает данные автоматически, другой присылает их в письме;
• на одной площадке груз выдает сотрудник с настроенной подписью, на другой нужного сотрудника нет в смене;
• один оператор поддерживает рабочий обмен с оператором контрагента, для другой пары требуется настройка роуминга.

Проблемы могут возникнуть и с обработкой отклонений. Например, меняются автомобиль или водитель, обнаруживается расхождение по количеству мест, часть груза не принимают, адрес выгрузки уточняют уже в пути. Эти сценарии нужно заранее закрепить в инструкциях и убедиться, что все реально работает, вместе с контрагентами.

Отдельного порядка потребуют перевозки через экспедитора. В ЭТрН нужно указывать фактические сведения о грузе и выполнении погрузки, но экспедитора часто нет на складе, он получает данные от отправителя. Если отправитель не передал вес, габариты, количество мест или результаты контрольных мероприятий, экспедитор не может проверить сведения, за достоверность которых отвечает в документе. До начала перевозки стороны должны решить, кто фиксирует результаты погрузки, в какой срок передает их экспедитору, каким документом подтверждаются вес и габариты.

Грузополучатель не может отказаться от участия в ЭТрН. Без подключения к оператору и возможности подписи он не сможет принять груз. Проблема с подписью в этом случае приостанавливает оформление документа для всей цепочки.

Ограничение затрагивает и исполнителей, которые работают как самозанятые без статуса ИП. По договору перевозки перевозчиком выступает юрлицо или ИП. По договору транспортной экспедиции экспедитором также может быть юрлицо или ИП. Поэтому самозанятому потребуется зарегистрировать ИП, сохранить при необходимости режим НПД и подключиться к электронным перевозочным документам.

Для перевозчика корректность документа связана и с претензионной работой. При повреждении, недостаче или споре о моменте приемки стороны восстанавливают последовательность событий по накладной, отметкам участников и другим материалам. Электронный формат делает историю перевозки более прозрачной.

Один маршрут может потребовать нескольких документов

При мультимодальной перевозке документы оформляют отдельно для каждого участка, на котором меняются вид транспорта, перевозчик или договор перевозки. Автомобильное плечо сопровождается ЭТрН, железнодорожное и воздушное — своими электронными накладными. Поэтому единый маршрут в учетной системе нужно связать с несколькими перевозочными документами и заранее определить, в какой момент завершается один участок и начинается следующий.

При перевозке опасного груза в ЭТрН вносят предусмотренные форматом сведения о допуске к перевозке опасных грузов, включая данные свидетельства ДОПОГ. Срок действия документа и соответствие водителя конкретному классу груза нужно проверять до формирования накладной.

При международной автомобильной перевозке сохраняется CMR. Электронные документы российского контура применяются на российском участке в случаях, когда перевозка подпадает под требования об ЭПД. После пересечения границы документооборот продолжается по правилам международной перевозки. При транзите через Россию, который выполняет иностранный перевозчик, используется CMR без оформления ЭТрН. Аналогичный подход применяется к перевозкам между Россией и другими странами ЕАЭС, поскольку участие в ЕАЭС само по себе дает права заменить международный перевозочный документ на российскую ЭТрН.

Связь беспокоит рынок больше самой цифровизации

Перевозчики чаще связывают возможные сбои с инфраструктурой вокруг ЭДО. Перебоев связи на маршрутах в отдаленных регионах опасаются 33% участников опроса. Нехватку подготовленных водителей назвали 32%, технические сбои у операторов 30%. Среди необходимых мер 29% респондентов указали повышение надежности платформ, 26% — массовое обучение водителей и диспетчеров.

Отдельный результат опроса касается «ГосЛога». О платформе не знают 22% опрошенных, а заказчики регулярно запрашивают подтверждение регистрации контрагента только в 9% случаев.

Подготовка должна завершаться контрольной перевозкой

Перевозчику недостаточно получить доступ к сервису. Компания может считать процесс проверенным после рейса, в котором все участники без подсказок создают, подписывают, предъявляют и завершают электронную накладную. Подготовку к переходу на ЭТрН оптимально организовать так:

1. Подготовить инструкции для типовых ситуаций при перевозке и описать роли участников. Отдельно разобрать:
   1. прямую доставку;
   2. работу через экспедитора;
   3. замену автомобиля;
   4. смену водителя;
   5. несколько точек выгрузки;
   6. частичный отказ от груза и расхождения при приемке.
2. В этот же перечень нужно включить мультимодальную и международную перевозку, транзит, опасный груз и работу с иностранным участником. Для каждого сценария необходимо определить вид документа, роли сторон и основание для применения бумажного формата, если он возможен.
3. Выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД и проверить роуминг с операторами основных заказчиков и грузополучателей. Определить, где будут храниться сами документы, поскольку обязанности оператора по хранению сведений и условия хранения файлов могут различаться.
4. Создать личные кабинеты, получить идентификаторы участников, проверить электронные подписи и оформить МЧД сотрудникам. Отдельно проверить сотрудников грузополучателя, которые будут подтверждать приемку в вечерние, ночные и выходные смены. Если перевозки выполняют ИП, нужно проверить их электронные подписи, регистрацию у оператора и полномочия водителей.
5. Настроить интеграцию с учетной системой или утвердить ручной порядок работы. Ответственными назначить не только специалистов по ЭДО, но и диспетчеров, логистов, водителей, сотрудников, которые оформляют приемку и выдачу груза.
6. Провести обучение на тестовых сценариях. Водитель должен уметь найти документ, подтвердить операцию, предъявить сведения при проверке и сообщить о сбое. Диспетчер должен понимать, когда исправляется текущая накладная, а когда требуется новый документ. Экспедитору требуется отдельный сценарий работы с фактическими данными погрузки. Сотрудники должны понимать, из какого документа брать вес, габариты и количество мест, кто подтверждает эти сведения и как действовать, если данные отправителя расходятся с результатами контрольного измерения.
7. Выполнить несколько контрольных перевозок с основными контрагентами. После каждого рейса проверить время оформления, ошибки, задержки между операциями и обращения в поддержку. Результаты лучше закрепить в короткой рабочей инструкции.

Переход на новый порядок может сопровождаться ростом числа спорных ситуаций, ошибок в накладных, сбоев при оформлении и разногласий при сдаче и приемке груза. Каждая такая ситуация может стать основанием для претензии грузовладельца, а корректно оформленный документ будет одним из основных доказательств. Поэтому базовые вопросы, включая регистрацию в необходимых системах и обучение персонала, нужно закрыть до начала массовой работы, а не после первого спорного рейса.

Компании, которые уже подключились к ЭДО, получили время не на ожидание, а на проверку связей с контрагентами и полевых сценариев. Для остальных первоочередная задача состоит в том, чтобы быстро пройти подготовку. Именно в рейсе видно, готова ли вся цепочка и где есть слабые места.

Коротко о главном